Trong mỗi công ty hoặc cơ quan thường tồn tại nhiều phòng ban, nhiều bộ phận, nhiều vị trí, chức danh khác nhau. Biển chức danh, ban thường được sử dụng để phân biệt sự khác biệt đó.

Biển chức danh, thường được làm từ nhiều chất liệu khác nhau và cũng có nhiều hình thức, mẫu mã đa dạng phù hợp với từng đối tượng sử dụng, yêu cầu về tính thẩm mỹ hay giá cả. Những chất liệu hay được sử dụng nhất để làm biển chức danh là mica, đồng, inox, formex thậm chí là kính dày.

Sở dĩ gọi là biển chức danh để bàn vì biển chức danh thường được dùng với một ví trí, một người nhất định và vị trí đặt biển thường là trên bàn làm việc của người đó. Biển chức danh để bàn thường ghi “Giám đốc Lê Trọng Hiếu” hoặc “Trưởng phòng Kinh doanh Nguyễn Thùy Dung”… Còn biển phòng ban thường được gắn trước cửa một phòng chức năng nào đó của công ty, cơ quan và thường có những nội dung như “Phòng Giám đốc”, “Phòng Kinh doanh”…